Pirkanmaan Jätehuolto Oy:n rekrytointipalvelun käyttöehdot ja tietosuojaseloste
Käyttöehdot
Sympa HR -rekrytointijärjestelmä on Pirkanmaan Jätehuolto Oy:n käyttöön tarkoitettu rekrytointipalvelu. Palvelun käyttö edellyttää, että käyttäjä on tutustunut käyttöehtoihin ja tietosuojaselosteeseen. Käyttäjä hyväksyy nämä ehdot työnhakunsa yhteydessä. Rekisteröityjä henkilöitä ovat työnhakijat, jotka kirjaavat hakemuksensa rekrytointijärjestelmään. Palvelun toimittajalla on oikeus päivittää näitä ehtoja, jolloin muutokset tulevat käyttäjän tietoon ja hyväksyttäväksi palveluun rekisteröitymisen yhteydessä.
Työnhakijalla on mahdollisuus palvelun välityksellä tarkastella palveluun tallennettua työpaikkailmoitusta, jättää työhakemus, lisätä työnhakuunsa kuuluvat henkilötiedot ja täydentää muut tiedot sekä liitteet. Työnhakija vastaa palveluun tallentamiensa tietojen ja liitetiedostojen oikeellisuudesta.
Palvelu on lähtökohtaisesti käytössä ympäri vuorokauden tai silloin kun kohdennettu haku on voimassa. Palvelun toimittaja ei kuitenkaan vastaa palvelun tai verkon käyttökatkoksista ja niiden aiheuttamasta palvelun käytön estymisestä tai palvelun katkeamisesta. Palvelun toimittajalla on oikeus milloin tahansa lakkauttaa palvelu kokonaan tai osittain ja tehdä siihen haluamiaan muutoksia.
Palveluun jätetty kohdennettu työpaikkahakemus tallentuu järjestelmään ja on Pirkanmaan Jätehuollon nimeämien rekrytoijien käytettävissä rekrytointipäätöksen tekemiseen. Käyttäjä voi tallentaa palveluun myös avoimen hakemuksen, joka on Pirkanmaan Jätehuollon nimeämien käyttäjien tarkasteltavissa. Pirkanmaan Jätehuollolla on oikeus käsitellä hakemuksia osana rekrytointiprosessia rekrytointiesityksen ja rekrytointipäätöksen tekemiseksi.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa voidakseen tulla valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Pirkanmaan Jätehuollosta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden (sisäiset ja ulkoiset hakijat) työhakemuksia työntekijän valitsemiseksi kohdennetun hakuilmoituksen tai avoimen haun perusteella.
Henkilötietoja käsittelee Pirkanmaan Jätehuollon liiketoimintojen lähijohtajat ja esihenkilöt tehdessään päätöksiä siitä, kuinka hyvin hakemus vastaa avoinna olevaa työpaikkaa tai mahdollisia tulevia avoimia tehtäviä. Hakemuksesi sisältöä voidaan sisäisesti jakaa nimettyjen käsittelijöiden kanssa, joiden työtehtäviin kuuluu osallistua kyseiseen rekrytointiin. Pääkäyttäjä on antanut henkilötietojen käsittelijöille rekrytoijaoikeudet järjestelmään.
Henkilötietoja käsitellään työnhakijan kanssa mahdollisesti syntyvää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi, rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi sekä rekrytointiprosessien tilastotietojen keräämiseen Pirkanmaan Jätehuollon tarpeisiin.
Rekisteri sisältää työnhakijan järjestelmään syöttämät tiedot riippuen siitä, mitä työnantaja rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy ja mitä tietoja henkilö itsestään tallentaa. Osa järjestelmään tallennettavista tiedoista on pakollisia ja osa vapaaehtoisia. Rekisterissä olevia tietoja ovat muun muassa henkilön perustiedot, koulutus, työkokemus, kiinnostuksen kohteet ja työtehtävään liittyvät tiedot. Rekrytointijärjestelmään tallentuvat tiedot henkilön täyttämistä työhakemuksista, niiden sisällöstä ja ajankohdasta. Luvan suosittelijoiden henkilötietojen ilmoittamiseen hankkii työnhakija.
Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Jos hakijan antamat tiedot ovat puutteelliset tai hakija vastustaa tietojensa käsittelyä edellä mainittuihin tarkoituksiin, ei Pirkanmaan Jätehuolto voi käsitellä kyseisen henkilön työhakemusta.
Hakijan tietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessiin kuulumattomille. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijan tiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja.
Palvelun toimittaja sitoutuu huolehtimaan palveluun tallennettujen työpaikkahakemusten tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisena rekisterinpitäjänä.
Tietosuojaseloste
Rekisterin nimi
Pirkanmaan Jätehuolto Oy.n rekrytointirekisteri.
Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Jätehuolto Oy Y-tunnus: 0968008-1 Kelloportinkatu 1, 33100 Tampere, puh. 03 240 5110
Henkilötietojen käsittelystä vastaava yksikkö
Henkilöstöhallinto, henkilöstöpäällikkö Minna Hutko, rekisteriselosteet@pjhoy.fi
Rekisterin tarkoitus
Rekisterissä ylläpidetään Pirkanmaan Jätehuolto Oy.n (jäljempänä Pirkanmaan Jätehuolto) työnhakijoiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita työnhakuprosessiin liittyviä tarpeellisia tietoja.
Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Pirkanmaan Jätehuollon rekrytointiprosessien toteuttaminen ja työnhakijoiden tietojen tallentaminen rekrytointitarpeita varten. Tämä sisältää muun muassa työnhakijoiden arvioimisen rekrytointitarkoitusta varten, yhteydenpidon työnhakijoihin ja muut työnhakuprosessiin liittyvät toimet ja dokumentit. Käsittelyperuste on Pirkanmaan Jätehuollon oikeutettu etu.
Tiedonlähteet
Henkilötietoja kerätään työnhakijalta itseltään. Rekrytointijärjestelmään kirjataan sisältöä myös Pirkanmaan Jätehuollon rekrytointiprosessiin osallistuvilta henkilöiltä.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltävät henkilötiedot koostuvat työnhakijoiden henkilö- ja yhteystiedoista, työnhakijoiden itse kertomista tiedoista sekä rekrytointiprosessiin osallistuvien Pirkanmaan Jätehuollon henkilöiden tekemistä merkinnöistä.
Henkilötietojen käsittely Pirkanmaan Jätehuollossa
Käsiteltävät tiedot pitävät sisällään muun muassa seuraavat tiedot: työnhakijan nimi, työnhakijan yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), työnhakijan aiempi työkokemus ja koulutus, työnhakijan valokuva ja videoesittely, suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot, työnhakijan ilmoittama LinkedIn-profiili, muut vastaavat työnhakijan ilmoittamat tiedot ja rekrytointiprosessiin osallistuvien käsittelijöiden tekemät merkinnät. Kaikki tiedot tallennetaan sähköisessä muodossa.
Käyttöoikeus henkilötietorekisteriin on Pirkanmaan Jätehuollosta vain rekrytointiprosessiin osallistuvilla henkilöillä ja henkilöstöhallinnolla.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa salassapitovelvollisille Pirkanmaan Jätehuoltoon sopimussuhteessa oleville rekrytointikonsulteille ja rekrytointiyhtiöille niiltä osin, kun kyseinen konsultti tai yhtiö osallistuu työntekijän rekrytointiprosessiin. Henkilötietoja ei luovuteta tällaisille konsulteille tai yhtiöille mihinkään muihin tarkoituksiin kuin Pirkanmaan Jätehuollon rekrytointiprosessia varten. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille esimerkiksi suoramarkkinointi- tai muuhun vastaavaan ulkopuoliseen tarkoitukseen.
Henkilötietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Jos työnhakija lähettää Pirkanmaan Jätehuollolle avoimen hakemuksen, hakemus ja henkilötiedot säilytetään rekrytointijärjestelmässä enintään kuuden kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä. Jos työnhakija lähettää hakemuksensa tiettyyn avoinna olevaan kohdennettuun tehtävään, hakemus ja henkilötiedot säilytetään enintään 24 kuukauden ajan, tai pidempään jos sopimusvelvoitteet kolmansien osapuolten kanssa vaativat sitä. Valituksi tulleiden osalta henkilöiden tiedot siirtyvät rekrytointijärjestelmästä osaksi työsuhdetietoja. Hakijaluetteloa koskee erillinen säilytysaikamääräys ja työsuhdetietoja koskee erillinen arkistosääntö.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot, vastustaa tietojen käsittelyä sekä vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Tarpeeton tieto voidaan poistaa, puutteellinen tieto täydentää ja vanhentunut tieto päivittää. Tietojen käsittelyn vastustaminen tai poistamisen vaatiminen voi kuitenkin johtaa siihen, ettei työnhakijaa ole mahdollista ottaa huomioon rekrytoinneissa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee.
Rekisterin suojaus ja tietoturva
Hakijan tiedot tallentuvat Pirkanmaan Jätehuollon käytössä olevaan Sympa HR -rekrytointijärjestelmään, jota ylläpitää Sympa Oy ja järjestelmän pääkäyttäjät. Sähköisesti tallennetut, järjestelmissä olevat tiedot on suojattu rajaamalla järjestelmiin ja tietoihin pääsyä. Järjestelmien käyttäjille on määritelty pääsy työtehtäviensä perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin. Heillä on tätä varten käytössään henkilökohtaiset järjestelmien käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötietoja säilytetään valvotuissa tiloissa ja käsiteltävät tiedot suojataan luvattoman käytön estämiseksi. Kaikki henkilötiedot kattavaan rekisteriin pääsy on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin ja kyseiset henkilöt toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävissään.
Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa ota yhteyttä osoitteeseen rekisteriselosteet@pjhoy.fi. Pirkanmaan Jätehuolto voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi Pirkanmaan Jätehuollon rekrytoinnin käytänteiden muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.12.2025.