Pirkanmaan Jätehuolto Oy:n rekrytointipalvelun käyttöehdot ja tietosuojaseloste

Käyttöehdot

Sympa HR -rekrytointijärjestelmä on Pirkanmaan Jätehuolto Oy:n käyttöön tarkoitettu rekrytointipalvelu. Palvelun käyttö edellyttää, että käyttäjä on tutustunut käyttöehtoihin ja tietosuojaselosteeseen. Käyttäjä hyväksyy nämä ehdot työnhakunsa yhteydessä. Palvelun toimittajalla on oikeus päivittää näitä ehtoja, jolloin muutokset tulevat käyttäjän tietoon ja hyväksyttäväksi palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Rekisteröityjä henkilöitä ovat työnhakijat, jotka kirjaavat hakemuksensa sähköisesti rekrytointijärjestelmään.

Työnhakijalla on mahdollisuus palvelun välityksellä tarkastella palveluun tallennettua työpaikkailmoitusta, tehdä sähköinen työhakemus, lisätä työnhakuunsa kuuluvat henkilötiedot ja täydentää muut tiedot sekä liitteet. Työnhakija vastaa palveluun tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta.

Palvelu on lähtökohtaisesti käytössä ympäri vuorokauden tai silloin kun kohdennettu haku on voimassa. Palvelun toimittaja ei kuitenkaan vastaa palvelun käyttökatkoksista ja niiden aiheuttamasta palvelun käytön estymisestä tai palvelun katkeamisesta. Palvelun toimittajalla on oikeus milloin tahansa lakkauttaa palvelu kokonaan tai osittain ja tehdä siihen haluamiaan muutoksia.

Palveluun jätetty kohdennettu työpaikkahakemus tallentuu palveluun ja on Pirkanmaan Jätehuollon nimeämien rekrytoijien käytettävissä rekrytointipäätöksen tekemiseen. Pirkanmaan Jätehuollolla on oikeus käsitellä työhakemusta osana rekrytointiprosessia rekrytointiesityksen ja rekrytointipäätöksen tekemiseksi.

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa voidakseen tulla valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Pirkanmaan Jätehuollosta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden (sisäiset ja ulkoiset hakijat) työhakemuksia työntekijän valitsemiseksi kohdennetun hakuilmoituksen perusteella.

Henkilötietoja käsittelee Pirkanmaan Jätehuollon henkilöstöhallinto sekä liiketoimintojen lähijohtajat ja muut henkilöt tehdessään päätöksiä siitä, kuinka hyvin hakemus vastaa avoinna olevaa työpaikkaa tai mahdollisia tulevia avoimia tehtäviä. Pääkäyttäjä on tällöin antanut henkilötietojen käsittelijöille rekrytoijaoikeudet.

Varsinaisesti henkilötietoja käsitellään työnhakijan kanssa mahdollisesti syntyvää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi työnhakijan pyynnöstä, rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi sekä rekrytointiprosessien tilastotietojen keräämiseen Pirkanmaan Jätehuollon tarpeisiin.

Rekisteri sisältää henkilön järjestelmään syöttämät tiedot riippuen siitä, mitä työnantaja rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy ja mitä tietoja henkilö itsestään tallentaa. Osa järjestelmään tallennettavista tiedoista on pakollisia ja osa vapaaehtoisia. Rekisterissä olevia tietoja ovat muun muassa henkilön perustiedot, koulutus, työkokemus, kiinnostuksen kohteet ja työtehtävään liittyvät tiedot. Rekrytointijärjestelmään tallentuvat tiedot henkilön täyttämistä työhakemuksista, niiden sisällöstä ja ajankohdasta.

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Jos hakija vastustaa tietojensa käsittelyä edellä mainittuihin tarkoituksiin, ei Pirkanmaan Jätehuolto voi käsitellä kyseisen henkilön työhakemusta.

Hakijan tietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessiin kuulumattomille. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijan tiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja.

Palvelun toimittaja sitoutuu huolehtimaan palveluun tallennettujen työpaikkahakemusten tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisena rekisterinpitäjänä.

Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Pirkanmaan Jätehuolto Oy.n rekrytointirekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan Jätehuolto Oy Y-tunnus: 0968008-1 Kelloportinkatu 1, 33100 Tampere, puh. 03 240 5110

3. Henkilötietojen käsittelystä vastaava yksikkö

Henkilöstöpäällikkö Minna Hutko, rekisteriselosteet@pjhoy.fi

4. Rekisterin tarkoitus

Rekisterissä ylläpidetään Pirkanmaan Jätehuolto Oy.n (jäljempänä Pirkanmaan Jätehuolto) työnhakijoiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita työnhakuprosessiin liittyviä tarpeellisia tietoja.

5. Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Pirkanmaan Jätehuollon rekrytointiprosessien toteuttaminen ja työnhakijoiden tietojen tallentaminen rekrytointitarpeita varten. Tämä sisältää muun muassa työnhakijoiden arvioimisen rekrytointitarkoitusta varten, yhteydenpidon työnhakijoihin ja muut työnhakuprosessiin liittyvät toimet ja dokumentit. Käsittelyperuste on Pirkanmaan Jätehuollon oikeutettu etu. Suosittelijoiden henkilötietojen talletukseen luvan hankkii rekrytoitava.

6. Tiedonlähteet

Henkilötietoja kerätään työnhakijalta itseltään. Rekrytointijärjestelmään kirjataan sisältöä myös Pirkanmaan Jätehuollon rekrytointiprosessiin osallistuvilta henkilöiltä.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot koostuvat työnhakijoiden henkilö- ja yhteystiedoista, rekrytointiprosessiin osallistuvien Pirkanmaan Jätehuollon henkilöiden tekemistä arvioinneista ja muista vastaavista tiedoista sekä muista työnhakijoiden itse kertomista tiedoista.

Käsiteltävät tiedot pitävät sisällään muun muassa seuraavat tiedot:

• nimi
• yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
• syntymäaika
• sukupuoli
• työnhakijan aiempi työkokemus ja koulutus
• työnhakijan valokuva ja/tai videoesittely
• suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot
• muut työnhakijan ilmoittamat tiedot, esimerkiksi LinkedIn-profiili
• rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden tekemät arvioinnit ja muut vastaavat tiedot

Kaikki tiedot tallennetaan sähköisessä muodossa.

8. Henkilötietojen käsittely Pirkanmaan Jätehuollossa

Käyttöoikeus henkilötietorekisteriin on Pirkanmaan Jätehuollosta vain rekrytointiprosessiin osallistuvilla henkilöillä.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa salassapitovelvollisille Pirkanmaan Jätehuoltoon sopimussuhteessa oleville rekrytointikonsulteille ja rekrytointiyhtiöille niiltä osin, kun kyseinen konsultti tai yhtiö osallistuu työntekijän rekrytointiprosessiin. Henkilötietoja ei luovuteta tällaisille konsulteille tai yhtiöille mihinkään muihin tarkoituksiin kuin Pirkanmaan Jätehuollon rekrytointiprosessia varten. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille esimerkiksi suoramarkkinointi- tai muuhun vastaavaan ulkopuoliseen tarkoitukseen.

10. Henkilötietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Jos työnhakija lähettää hakemuksensa tiettyyn avoinna olevaan kohdennettuun tehtävään, hakemus ja henkilötiedot säilytetään enintään 24 kuukauden ajan, tai pidempään jos sopimusvelvoitteet kolmansien osapuolten kanssa vaativat sitä. Valituksi tulleiden osalta henkilöiden tiedot siirtyvät rekrytointijärjestelmästä osaksi työsuhdetietoja. Hakijaluetteloa koskee erillinen säilytysaikamääräys ja työsuhdetietoja koskee erillinen arkistosääntö.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot, vastustaa tietojen käsittelyä sekä vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Tarpeeton tieto voidaan poistaa, puutteellinen tieto täydentää ja vanhentunut tieto päivittää. Tietojen käsittelyn vastustaminen tai poistamisen vaatiminen voi kuitenkin johtaa siihen, ettei työnhakijaa ole mahdollista ottaa huomioon rekrytoinneissa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

13. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee.

14. Rekisterin suojaus ja tietoturva

Hakijan tiedot tallentuvat Pirkanmaan Jätehuollon käytössä olevaan Sympa HR -rekrytointijärjestelmään, jota ylläpitää Sympa Oy ja rekrytointijärjestelmän pääkäyttäjät. Sähköisesti tallennetut, järjestelmissä olevat tiedot on suojattu rajaamalla järjestelmiin ja tietoihin pääsyä. Järjestelmien käyttäjille on määritelty pääsy työtehtäviensä perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin. Heillä on tätä varten käytössään henkilökohtaiset järjestelmien käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa tiloissa ja käsiteltävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Kaikki henkilötiedot kattavaan rekisteriin pääsy on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin ja kyseiset henkilöt toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävissään.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa tulee ottaa yhteyttä rekisteriselosteet@pjhoy.fi. Pyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän konttorissa osoitteessa Pirkanmaan Jätehuolto Oy, Kelloportinkatu 1, 33100 Tampere. Pirkanmaan Jätehuolto voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

16. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi Pirkanmaan Jätehuollon rekrytoinnin käytänteiden muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.10.2022.